Администратор проектов

- Формирование отчетности по исполнению проектов, оформление командировок сотрудников;
- Мониторинг выполнения поставок;
- Контроль исполнения поручений руководства;
- Учет договоров на проектные работы;
- Работа по прохождению процедуры внутренних согласований договоров;
- Работа с проектировщиками, тех. отделом и бухгалтерией по оформлению документов для закрытия работ;
- Заполнение заявок на отправку/получение документов курьерами компании, экспресс-почтой (DHL, Dimex), Почтой России. Контроль доставки и получение документов;
- Сопровождение сделок по закупкам и отгрузкам программного обеспечения;
- Деловая переписка;
- Организация рабочих встреч, совещаний, телефонных конференций;
- Подготовка материалов к совещаниям;
- Ведение протоколов совещаний; подготовка презентаций;
- Разработка нормативной документации по организации работы с документами в ГК (Регламенты), отчетов, проектов исх. документов;
- заказ канцелярии. жизниобеспечение офиса;
- контроль за выполнением работ младших администраторов (2 человека).

- Подготовка и согласование субподрядных договоров, их ведение, контроль и учет во внутренних системах компании;
- Ведение документооборота проектов;
- Ведение первичной бухгалтерской документации;
- Взаимодействие с заказчиками и подрядными организациями;
- Ведение переписки и архивации писем с заказчиком/подрядчиком;
- Организация проектных совещаний;
- Контроль выполнения операций, предусмотренных планом проекта, поручений руководителя проекта;
- Ведение единой базы проектов офиса (внесение проектов в базу, контроль соблюдения условий закрытия проектов, перенесение проектов в архив);
- Организация и ведение Библиотеки проектных документов, и ее поддержание в актуальном состоянии;
- Размещение и контроль всей полученной документации;
- Подготовка отчетной документации по проекту;
- Заполнение заявок на отправку/получение документов курьерами компании, экспресс-почтой (DHL, Major), Почтой России. Контроль доставки и получение документов. ;
- Расчет с поставщиками;
- ведение деятельности в соответствии с корпоративными регламентами и правилами в области инициации, планирования, управления, реализации и контроля закупок, поставок, трудозатрат, постановки на гарантийное и сервисное обслуживание. ;
- подготовка запросов в бухгалтерию на выпуск документов по проекту, направление документов заказчику на согласование и подписание;
- формирование отчетности по проекту;
- Разработка нормативной документации по организации работы с документами в ГК (Регламенты), отчетов, проектов исх. документов и ОРД – по мере необходимости и по указанию руководства.

- Распределение входящих/исходящих звонков;
- Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, документации;
- Делопроизводство;
- Организация и ведение внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров;
- Назначение встреч;
- Организация приёма посетителей;
- Решение текущих административных вопросов;
- Оформление командировок.